Hase in Sicherheit

M. Klauenberg GmbH
Abt. Aktenarchivierung und -verwaltung

Aufbewahrungsfristen nach dem
Bundesdatenschutzgesetz

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Allgemeines

 
10 Jahre aufzubewahren sind Geschäftsbücher, Inventare, Eröffnungsbilanzen, Jahresabschlüsse, die zu Ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweiungen und Organisationsunterlagen sowie die entsprechenden Buchungsbelege.

Geschäftsbriefe und sonstige Unterlagen, die für die Besteuerung von Bedeutung sind, sind 6 Jahre aufzubewahren. Diese Frist gilt auch für Lohnkonten, sofern sie nicht Bestandteil der Buchführung sind.

Die Aufbewahrungsfrist beginnt jeweils mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die letzte Eintragung in das Geschäftsbuch gemacht, das Inventar aufgestellt, die Bilanz festgestellt, der Handels- und Geschäftsbrief empfangen oder abgesandt worden ist oder der Buchungsbeleg entstanden ist. Bei Verträgen beginnt die Aufbewahrungspflicht mit dem Ende des Jahres, in dem der Vertrag endet. Wurde z.B. die Buchführung für das Wirtschaftsjahr 2012 z.B. im März 2013 durch letzte Eintragungen abgeschlossen, begann die Aufbewahrungsfrist mit Ablauf des Kalenderjahres 2013. Bei der zehnjährigen Frist dürfen diejenigen Unterlagen vernichtet werden, deren letzte Eintragung bis zum 31.12.2005 erfolgte; bei der Sechsjahresfrist ist der 31.12.2009 der entsprechende Stichtag.

Das Ende der Aufbewahrungsfrist tritt nach Ablauf der jeweiligen Frist ebenfalls mit Ablauf des Kalenderjahres ein. Nach Ablauf der Fristen brauchen Unterlagen nur noch aufbewahrt zu werden, wenn sie für eine begonnene Aussenprüfung, für eine vorläufige Steurfestsetzung, für anhängige steuerstraf- oder bußgeldrechtliche Verfahren, für ein schwebendes oder auf Grund einer Aussenprüfung zu erwartendes Rechtsbehelfsverfahren oder zur Begründung von Anträgen des Steuerzahlers von Bedeutung sind.

 

Unterlagen zur gesicherten Vernichtung ab dem 01. Januar 2019

Außendienstabrechnungen, soweit Buchungsbelege 2008
Ausgangsrechnungen 2008
Ausfuhrunterlagen 2012
Arbeitsanweisungen für EDV-Buchführung 2008
Anlagenvermögensbücher und -karteien 2008
Angebote, die zu einem Auftrag geführt haben 2012
Änderungsnachweise der EDV-Buchführung 2008
Aktenvermerke (soweit Buchungsbelege) 2008
Akkreditive 2008
Abtretungserklärungen nach Erledigung 2012
Abschreibungsunterlagen 2008
Abrechnungsunterlagen (soweit Buchungsbelege) 2008
Buchungsbelege 2008
Buchungsanweisungen 2008
Bilanzunterlagen 2008
Bilanzen (Jahresabschlüsse) 2008
Bewirtungsrechnungen (soweit Buchungsbelege) 2008
Bewertungsunterlagen (soweit Buchungsbelege) 2008
Betriebsprüfungsberichte 2012
Betriebskostenrechnungen 2008
Betriebsabrechnungen mit Belegen als Bewertungsunterlagen 2008
Bestell- und Auftragsunterlagen 2012
Belege, soweit Buchfunktion (offene-Posten-Buchhaltung) 2008
Bankbürgschaften 2012
Bankbelege 2008
Doppel von Rechnungen 2008
Depotauszüge (soweit nicht Inventare) 2008
Debitorenlisten (soweit Bilanzunterlage) 2008
Dauerauftragsunterlagen (soweit nicht Buchungsgrundlage, nach Ablauf des Vertrages) 2012
Darlehensunterlagen (nach Ablauf des Vertrages) 2012
Exportunterlagen 2012
Essenmarkenabrechnungen (soweit Buchungsbelege) 2008
Eröffnungsbilanzen 2008
Einnahmen-Überschuss-Rechnung 2008
Eingangsrechnungen 2008
Einfuhrunterlagen 2012
Frachtbriefe 2012
Finanzberichte 2012
Fahrtkostenerstattungsunterlagen (soweit Buchungsbelege) 2008
Gutschriften 2008
Grundstücksverzeichnis (soweit Inventar) 2008
Grundbuchauszüge 2008
Gewinn- und Verlustrechnung (Jahresrechnung) 2008
Geschenknachweise 2012
Geschäftsbriefe (außer Rechnungen und Gutschriften) 2012
Geschäftsberichte 2008
Gehaltslisten 2008
Hauptabschlussübersicht (wenn anstelle der Bilanz) 2008
Handelsregisterauszüge 2012
Handelsbücher 2008
Handelsbriefe (außer Rechnungen und Gutschriften) 2012
Investitionszulage (Unterlagen) 2012
Inventar 2008
Journale für Hauptbuch und Kontokorrent 2008
Jahresabschlüsse und Erläuterungen 2008
Kreditunterlagen (soweit Buchungsbelege, nach Ablauf des Kreditvertrages) 2008
Konzernlageberichte (mit zum Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen u. sonst. Organisationsunterlagen) 2008
Konzernabschlüsse 2008
Kontoauszüge 2008
Kontenregister 2008
Kontenpläne und Kontenplanänderungen 2008
Kassenzettel 2012
Kassenbücher und –blätter 2008
Kassenberichte 2008
Lohnlisten 2008
Lohnbelege (soweit Buchungsbelege) 2008
Lieferscheine (soweit Buchungsbelege) 2008
Lagerbuchführungen 2008
Lageberichte 2008
Mietunterlagen (nach Ablauf des Vertrages) 2012
Mahnungen und Mahnbescheide 2012
Magnetbänder mit Buchfunktion 2008
Nachnahmebelege (soweit Buchungsbelege) 2008
Organisationsunterlagen der EDV-Buchführung 2008
Prozessakten (nach Beendigung des Verfahrens) 2008
Protokolle (allgemeiner Art) 2012
Preislisten 2012
Pachtunterlagen (nach Ablauf des Vertrages) 2012
Quittungen 2008
Reisekostenabrechnungen 2008
Rechnungen 2008
Steuerunterlagen und Steuererklärungen 2008
Spendenbescheinigungen 2008
Schriftwechsel (allgemein) 2012
Schadensunterlagen 2012
Saldenbilanzen 2008
Sachkonten 2008
Telefonkostennachweise (soweit Buchungsbelege) 2008
Umsatzsteuervoranmeldungen 2008
Überweisungsbelege 2008
Überstundenlisten 2012
Verträge (soweit nicht Buchungsgrundlage) 2012
Versicherungspolicen 2012
Versand- und Frachtunterlagen 2012
Vermögenswirksame Leistungen (Unterlagen, soweit nicht Buchungsbelege) 2012
Vermögensverzeichnis 2008
Verkaufsbücher 2008
Verbindlichkeiten (Zusammenstellungen) 2008
Wechsel (soweit Buchungsbelege) 2008
Wareneingangs- und -ausgangsbücher 2008
Warenbestandsaufnahmen (Inventuren) 2008
Zwischenbilanz (bei Gesellschafterwechsel oder Umstellung des Wirtschaftsjahres) 2008
Zollbelege 2008